Telefonische permanentie tijdens verlof? Geen enkel probleem!

U vertrekt binnenkort op vakantie, maar vindt niet meteen een oplossing om de communicatie met uw klanten op te volgen. Bij Solutel kunt u ook terecht voor permanentie op korte termijn. Hoe gaat dat precies in zijn werk?  

Uw administratief medewerker valt onverwacht uit. Of u volgt de dagelijkse communicatie op, maar bent zelf een tijdje out of office? Bij Solutel hanteren we geen vastgeroeste formules, wij geloven enkel in samenwerkingen op maat. Ongeacht hun duur of regelmaat. Dat gebeurt concreet in drie stappen.

1. Neem op tijd contact met ons op

Onze klanten met een langere staat van dienst kennen we natuurlijk al vrij goed. Indien u echter voor het eerst bij ons binnenstapt, dienen we eerst nog de nodige info te verzamelen.

• Wanneer en hoe lang wenst u permanentie in te schakelen?
• Via welke kanalen (telefoon, social media, webchat…)?
• Wie contacteren we bij specifieke vragen (bv. technisch, commercieel…)?
• Wat mogen we als dringende vraag interpreteren? Wat kan eventjes wachten?
• Moeten we ook rekening houden met bedrijfssoftware, online agenda’s…?
• …

Om een vlotte opstart te garanderen, vragen we u om tijdig contact met ons op te nemen, bij voorkeur minstens 2 weken op voorhand.

2. Wij stellen een draaiboek op maat op

Eens we alle antwoorden en to do’s verzameld hebben, gieten we die in een gedetailleerd script. Een digitaal stappenplan waar onze collega’s zich tijdens uw afwezigheid volledig op beroepen. Daarin staat ook duidelijk gespecificeerd in welke uitzonderlijke gevallen we u toch mogen contacteren.

3. Wij nemen uw software vlot over

Een online agenda die we even dienen over te nemen? Een ticketingsysteem of CRM-pakket dat een tijdje moet opgevolgd worden? Wij beschikken over een brede softwarekennis, integreren uw software moeiteloos in onze eigen systemen en volgen uw communicatieflow intern op.

Geniet van uw verlof!

Zo, u bent vertrekkensklaar. En bij ons zit er op elk moment wel iemand klaar om uw klanten op gepaste wijze verder te helpen. Alsof het uzelf of een van uw eigen medewerkers betreft.

Wenst u ons in te schakelen voor een kortere periode of net op langere termijn? We overlopen graag de mogelijkheden. Contacteer ons voor al uw vragen.