Nieuwe online agenda? “Die eerste dag was heel spannend”
Als zaakvoerder van psychomedisch centrum Berkenwinning staat Lieve Dams ook mee in voor de vlotte communicatie tussen haar medewerkers en hun patiënten. “De samenwerking met het vorige telesecretariaat verliep enorm chaotisch. Dus zowel voor onze online agenda als onze telefoonbeantwoording beslisten we om een nieuwe partner te zoeken. En dat werd Solutel.”
“Geen sterke service zonder sterke online agenda”
Wij werken vanuit twee locaties, Heusden-Zolder en Kessel-Lo. Bovendien zijn ze ook nog eens veel op de baan. Om de communicatie met onze patiënten en netwerkpartners in perfecte banen te leiden, is een even perfecte coördinatie nodig.”
“Helaas was dat niet het geval met het telesecretariaat waar we oorspronkelijk mee samenwerkten, hoe vriendelijk hun medewerkers ook waren. De agenda’s waren een puinhoop, en vanuit ons netwerk en onze patiënten kwamen veel klachten binnen over onze slechte bereikbaarheid. Pas dan besef je hoe belangrijk het is om een sterke communicatiepartner te hebben.”
“Geen opgeblazen verkoopspraatje, gewoon eerlijke communicatie”
“Met andere woorden, we zaten echt in nood. Dus moesten we snel ingrijpen. Na wat online opzoekingswerk kwamen we bij Solutel terecht. Ik stuurde een mailtje naar zaakvoerder Winand om onze situatie uit te leggen. Hij kwam daarop zeer snel naar mijn kantoor in Heusden-Zolder en vertelde over hun manier van werken.”
“Wat mij vooral opviel, waren zijn professionele houding en zijn eerlijke communicatie. Geen opgeblazen verkoopspraatje, gewoon een eerlijk verhaal. Hij gaf duidelijk aan dat hij de uitdaging met ons wilde aangaan. Daarna kwam het snel tot een akkoord. Zonder moeilijke overeenkomsten, maar vooral mét precieze afspraken.”
“Spannend om over te stappen op nieuwe online agenda”
“Al moet ik eerlijk bekennen dat ik tijdens de overgangsfase naar het nieuwe telesecretariaat wel zenuwachtig was. Ik vond het een akelig idee om met een ander, onbekend agendasysteem te werken. En om alles uit handen te moeten geven. We hadden plots zelf geen totale controle meer.”
“Maar dat gevoel verdween heel snel. We merkten meteen hoe professioneel ze bij Solutel werken en hoe betrokken de zaakvoerder is. Na de eerste dag kregen we een gedetailleerd overzicht van alle communicatie en dat gaf me een pak vertrouwen.”
“Onze online agenda werkt vlekkeloos en Solutel beantwoordt al onze telefonische oproepen. Bovendien zijn ze bereikbaar binnen een grote tijdmarge en word ik dus ook niet meer voortdurend op mijn mobiele telefoon gestoord. Dat zorgt voor enorm veel rust. In mijn hoofd en in dat van mijn medewerkers.”
“Net alsof het hun eigen bedrijf is”
“Ik heb altijd een secretaresse bij mij gehad. Sinds ik samenwerk met Solutel is dat niet meer het geval. Ik mis nog wel haar administratieve ondersteuning, maar ik zou niet meer terug willen naar vroeger. De sterke continuïteit van het telesecretariaat is een echte verademing voor iedereen binnen de communicatieketen.”
“Bovendien denken ze enorm goed met ons mee. Als er bepaalde opportuniteiten zijn om onze communicatie nog beter te organiseren, dan zullen ze dat ook gewoon voorstellen, zonder dat we het aan hen moeten vragen. Je merkt ook dat ze onderling heel veel informatie delen, net alsof het hun eigen bedrijf is. In geval van wijzigingen of nieuwe procedures is iedereen dus meteen mee. ”
“Minder verzuim, meer rust”
“Kortom, onze samenwerking verloopt vlekkeloos. Sinds de start hebben we veel minder verzuim door patiënten die niet komen opdagen. Naar onze mening is Solutel een telesecretariaat met aangename medewerkers, die steeds professioneel handelen. Ook al is er vaak weinig tijd om te schakelen.”
“Als mijn afspraken te laat uitlopen, kan ik gewoon mijn lijn laten blokkeren. De telefonisten hebben tot slot ook respect voor je rustmomenten en dat is enorm belangrijk voor mij en mijn medewerkers. Als ik voor mezelf mag spreken: mijn leven is in dat opzicht veel aangenamer geworden.”
Gemoedsrust heeft geen hoge prijs
Veranderen is moeilijk, maar zoals Lieve Dams bewijst: soms is het gewoon noodzakelijk. Wij zorgen dat de overgang naar betere tijden vlekkeloos verloopt. Als onafhankelijke speler bieden we u de keuze tussen de meest gangbare en kwalitatieve online agenda’s op de markt, zelfs als u nog niet over een agenda beschikt.
Van implementatie tot opvolging: wij nemen de zorgen helemaal op ons. Van telefoonbeantwoording tot uw agenda. Bovendien hanteren we sterke tarieven. Wij stellen een offerte op maat op. Ziet u een lange en betrouwbare samenwerking helemaal zitten? Wij ook! Contacteer ons meteen voor een afspraak.
