Hoe werkt een medisch telesecretariaat?

Minder telefoontjes, meer tijd voor uw echte werk. Een perfect antwoord voor elke oproep. Dat is onze belofte aan u. Maar hoe maken we als uw medisch telesecretariaat die belofte waar? Met vastomlijnde procedures en een duidelijke aanpak. Een blik achter onze schermen…

1. Kennismaken!

Tijdens dit kennismakingsgesprek overlopen we samen een vragenlijst. Zo leggen we uw wensen vast, van de begroeting tot het inboeken van de afspraken. Dit is voor ons medisch telesecretariaat de basis voor de correcte behandeling van uw oproepen.

2. Vastleggen van procedure

Die wensen vertalen wij – geheel vrijblijvend – in een vastomlijnde procedure. Dit is de absolute basis voor de vlekkeloze behandeling van uw oproepen. Het biedt een antwoord op belangrijke vragen zoals: met welke formulering moeten we uw oproepen beantwoorden? Welke oproepen dienen we als dringend te bestempelen? En naar wie schakelen we dan door?

Kortweg: de leidraad voor de ervaren medewerk(st)ers van uw toekomstig medisch telesecretariaat.

3. Interne briefing

Wij kennen uw dossier toe aan een vast team van agenten. Ze krijgen een uitgebreide briefing over de procedure en een voorstelling van uw praktijk.

4. Toekennen persoonlijk telefoonnummer

U ontvangt van ons een persoonlijk telefoonnummer waarnaar u dient door te schakelen. Dit nummer gebruiken we exclusief voor uw dossier.

5. Behandelen oproepen

Aan de hand van dat unieke telefoonnummer herkent onze software dat er een oproep voor uw praktijk binnenkomt. Een venster opent automatisch op het computerscherm van de telefonist(e) met hierin al de nodige informatie en de te volgen procedure. Uw medisch telesecretariaat beantwoordt de oproep in naam van uw praktijk. Wij noteren alle gegevens en indien nodig verbinden we u door, of verwittigen we u via telefoon of sms.

6. Afspraken boeken

We boeken de afspraken rechtstreeks in in uw persoonlijke online agenda.  Heeft u nog geen online agenda? Dan brengen wij dat eerst voor u in orde.

7. Rapporteren

Wenst u een overzicht van de binnengekomen oproepen? Dan kan dat via e-mail of een online berichtenbox.

8. Permanente opvolging & evaluatie

U krijgt van ons één contactpersoon binnen uw medisch telesecretariaat. Hij/zij begeleidt u van bij de start, is uw aanspreekpunt voor al uw vragen en is verantwoordelijk voor het doorvoeren van wijzigingen of aanpassingen in de procedure.

Meer weten?

Overtuigd van onze aanpak als medisch telesecretariaat ? Geef ons een seintje, dan leggen we een afspraak vast. En beginnen we bij de eerste stap…