Bedrijven besteden receptie uit

De receptie mag dan wel een essentiële rol vervullen in een bedrijf, ze is meestal geen kernactiviteit. Steeds meer bedrijven besteden de receptie geheel of gedeeltelijk uit.

‘Als bedrijf is het moeilijk een goed functionerende receptie zelf te organiseren’, zegt Michel Van Dongen, facilitymanager van Microsoft België. Het computerbedrijf besliste drie jaar geleden de receptie uit te besteden. ‘Het vergt te veel middelen om een continue bezetting van het onthaal te garanderen. Bijna niemand werkt van 8 tot 18 uur. Ook bij ziekte en vakantie was het moeilijk vervanging te regelen. Medewerkers met een andere functie zitten vaak niet te springen om in te vallen voor de receptie. Ze hebben hun eigen taken en deadlines.’

‘Met een uitbestedingscontract heb je die zorgen niet meer. Ook valt heel wat administratie weg. We hebben minder te maken met receptionisten die hun job beschouwen als een opstapje naar een andere functie. Doorgroeien is niet altijd negatief. Maar als het voortdurend gebeurt, komt dat de kwaliteit van het onthaal niet ten goede.’

Microsoft is niet het enige bedrijf dat de receptie uitbesteedt. Uit de studie van Receptel blijkt dat meer dan de helft van de receptionistes wordt vervangen door iemand van buiten de organisatie. Het gaat dan om uitzendkrachten of om medewerkers van een gespecialiseerde speler. Bijna een op vier werkt voor een externe organisatie.

Telefonisch onthaal

Microsoft wil nog een stap verder gaan in de professionalisering van het onthaal. Vanaf volgend jaar wil Van Dongen het telefoonverkeer en het onthaal van de bezoekers scheiden. Daarin is het bedrijf een buitenbeentje. Minder dan 1 procent scheidt telefonisten en receptionisten, al bestuderen meer en meer bedrijven de mogelijkheid.

‘Sommige vaardigheden, zoals talenkennis, vriendelijkheid en goed omgaan met klachten, heb je nodig bij beide functies’, zegt Van Dongen. ‘Maar een ontvangst aan de telefoon is toch anders. Daar telt bijvoorbeeld vooral stem en uitspraak en minder het voorkomen. Ook zijn de twee functies moeilijk te combineren. Een klant die aan de lijn hangt, ziet niet dat zich ondertussen een bezoeker aan het onthaal meldt.’

Bron: www.tijd.be