Lijnrecht
Ook bij een advocatenkantoor zijn er momenten waarop de werkdruk piekt. Dankzij Solutel worden cliënten professioneel te woord gestaan en volgens de afspraken met de juiste advocaat of medewerker verbonden.
Telefoonpermanentie voor advocatenkantoren
Uw cliënten professioneel te woord gestaan, ook wanneer u in zitting, overleg of onderweg bent
Als advocaat wilt u bereikbaar zijn voor uw cliënten. Tegelijk kunt u niet altijd opnemen. Tijdens een pleidooi, een cliëntenbespreking, een verplaatsing of geconcentreerd dossierwerk hoort uw telefoon niet het centrum van uw aandacht te zijn.
Solutel vangt uw oproepen professioneel op volgens de werkwijze van uw kantoor. We zorgen voor een correcte eerste opvang, noteren de nodige informatie en verbinden door of bezorgen een boodschap wanneer dat volgens uw afspraken aangewezen is.
Uw cliënt belt niet altijd op een geschikt moment
Een gemiste oproep is niet zomaar een gemiste oproep. Het kan gaan om een nieuwe cliënt, een bestaande cliënt met een vraag over een dossier, een rechtbank, een confrater of een boodschap die snel bij de juiste advocaat moet raken.
Voor de beller is het bovendien niet altijd duidelijk waarom niemand opneemt. Uw kantoor kan op dat moment in zitting zijn, in overleg zitten of tijdelijk niet beschikbaar zijn. De cliënt ervaart alleen dat hij geen antwoord krijgt.
Onze diensten voor advocatenkantoren
Telefonisch onthaal in naam van uw kantoor
Uw cliënten en professionele contacten worden begroet volgens de afspraken van uw kantoor. Onze medewerkers registreren de nodige gegevens en zorgen voor een duidelijke eerste opvolging.
Of het nu gaat om een nieuwe cliënt, een bestaand dossier of een praktische vraag: elke oproep krijgt een professionele en herkenbare behandeling.
Telefoonpermanentie tijdens en buiten de kantooruren
U bepaalt wanneer u ondersteuning nodig hebt. Tijdens kantooruren, op piekmomenten, bij afwezigheid, tijdens wachtdiensten of buiten de openingsuren.
Een permanente bezetting is niet voor elk kantoor nodig. Daarom stemmen we de telefoonopvang af op uw werking en op de momenten waarop uw team niet zelf kan opnemen.
Solucall: overzicht over uw oproepen
Via Solucall behoudt uw kantoor overzicht over de oproepen en boodschappen die binnenkomen.
U ziet wie belde, waarvoor de oproep bestemd is, wat er werd afgesproken en welke opvolging nodig is. Zo wordt een telefoongesprek een bruikbare taak voor uw team, in plaats van een gemiste oproep die achteraf moet worden gereconstrueerd.
Tijdelijke ondersteuning wanneer het nodig is
Ook tijdelijke ondersteuning kan een verschil maken. Bijvoorbeeld tijdens een drukke periode, vakantie, ziekte, opleiding, kantoorvergadering of wanneer meerdere advocaten tegelijk niet beschikbaar zijn. Solutel kan uw vaste werking aanvullen zonder dat u meteen een extra medewerker moet aanwerven.
Een werkwijze op maat
Geen standaardscript, maar een aanpak die aansluit bij uw kantoor. Samen leggen we vast hoe cliënten worden geholpen, welke informatie we registreren, wanneer we doorverbinden en hoe we omgaan met prioriteiten, afspraken, afwezigheden en uitzonderingen.
Zo krijgt elke beller een professionele opvang volgens de afspraken van uw kantoor.
Telefonische opvang voor verschillende soorten oproepen
Nieuwe cliënten
We zorgen voor een consistente eerste intake, noteren de nodige contactgegevens en geven duidelijk aan wat de volgende stap is.
Bestaande dossiers
We registreren de boodschap en zorgen ervoor dat die bij de juiste advocaat of medewerker terechtkomt.
Rechtbanken en confraters
Professionele contacten worden herkend en volgens de afgesproken werkwijze behandeld.
Afspraken en terugbelverzoeken
We plannen afspraken binnen de beschikbaarheden die u vrijgeeft en maken terugbelacties aan wanneer een advocaat of medewerker opnieuw contact moet opnemen.
Wachtdiensten en dringende oproepen
We volgen uw permanentieschema en instructies. Solutel geeft geen juridisch advies en beoordeelt geen dossier op eigen initiatief. We handelen volgens de prioriteiten die uw kantoor vooraf vastlegt.
Overflow en afwezigheid
Wanneer uw team tijdelijk niet kan opnemen, zorgen wij voor extra opvang zonder dat cliënten op een onbeantwoorde telefoon botsen.
Dit zeggen de klanten van Solutel
Bekijk de testimonial van Guy Schiepers
Arguendo Law
Arguendo combineert juridische expertise met een moderne, resultaatgerichte werking. Ook in zo’n omgeving is een professionele eerste opvang belangrijk: advocaten moeten zich kunnen concentreren op juridische dossiers, terwijl cliënten en professionele contacten toch snel en correct verder worden geholpen.
Crimius
Crimius behandelt gespecialiseerde en vaak gevoelige dossiers binnen het strafrecht, verkeersinbreuken en procedures voor het Hof van Cassatie. In zulke contexten begint goede dienstverlening bij een correcte en betrokken telefonische opvang.
Waarom advocatenkantoren voor Solutel kiezen
Een professionele stem aan de lijn
Uw cliënt krijgt een rustige en professionele eerste opvang, ook wanneer uw kantoor op dat moment niet zelf kan opnemen.
Overzicht via Solucall
Oproepen, boodschappen en terugbelacties blijven overzichtelijk beschikbaar voor de personen die binnen uw kantoor instaan voor de opvolging.
Nederlands, Frans en Engels
Solutel kan bellers te woord staan in het Nederlands, Frans en Engels. Zo hoeft een cliënt niet eerst de juiste taal of medewerker te vinden voordat hij geholpen wordt.
Ervaring en duidelijke afspraken
We leren uw kantoor kennen en bouwen samen een draaiboek uit dat aansluit bij uw advocaten, uw cliënten en uw manier van werken.
Flexibel inzetbaar
U kiest wanneer u ondersteuning nodig hebt: tijdens kantooruren, op piekmomenten, bij afwezigheid of buiten de kantooruren.
Zo start de samenwerking
Stap 1- Kennismaking en intake
We bespreken uw kantoor, uw manier van werken en de soorten oproepen die binnenkomen. We bekijken ook wanneer uw advocaten beschikbaar zijn en op welke momenten u ondersteuning nodig hebt.
Stap 2 - Een draaiboek voor uw kantoor
Samen werken we de belangrijkste scenario’s uit. Denk aan nieuwe cliënten, bestaande dossiers, rechtbanken, confraters, afspraken, terugbelacties en wachtdiensten.
Stap 3 - Starten, testen en bijsturen
Na de opstart volgen we de samenwerking nauwgezet op. Waar nodig passen we afspraken, scripts of doorverwijzingen aan.
Stap 4 - Dagelijkse opvolging en overzicht
Uw team ontvangt de nodige informatie via Solucall of het afgesproken communicatiekanaal. Zo weet de juiste persoon wat er is gebeurd en welke actie nog nodig is.
Veelgestelde vragen
Geven jullie juridisch advies aan bellers?
Nee. Solutel behandelt de oproep administratief en telefonisch volgens de instructies van uw kantoor. Inhoudelijk juridisch advies blijft altijd de verantwoordelijkheid van uw advocaten.
Kunnen jullie afspraken inplannen?
Ja. Wanneer u ons toegang geeft tot uw agenda en de afspraaktypes en beschikbaarheden vastlegt, kunnen we afspraken inplannen volgens uw richtlijnen.
Kunnen jullie oproepen doorverbinden?
Ja, wanneer dat volgens uw draaiboek en de beschikbaarheid van uw team aangewezen is.
Kunnen we alleen ondersteuning krijgen wanneer we die nodig hebben?
Dat kan. U kunt kiezen voor vaste ondersteuning, opvang tijdens piekmomenten, ondersteuning bij afwezigheid of permanentie buiten de kantooruren.
Kunnen jullie wachtdiensten ondersteunen?
Ja, wanneer de afspraken, contactpersonen en prioriteiten vooraf duidelijk worden vastgelegd.
Hoe krijgen we een overzicht van de oproepen?
Via Solucall of via het communicatiekanaal dat tijdens de intake wordt afgesproken. U ontvangt de informatie die nodig is voor de verdere opvolging.
Meer rust voor uw advocatenkantoor
Uw kantoor hoeft niet elk telefoongesprek zelf aan te nemen om professioneel bereikbaar te blijven.
Bespreek met ons welke oproepen we kunnen opvangen, wanneer we doorverbinden en hoe de opvolging binnen uw kantoor moet verlopen.
