“Twee dagen na de eerste kennismaking stond onze telefoonpermanentie al op punt”

Vastgoedkantoor Copandi in Mechelen telt in totaal elf collega’s. Toch zal je er geen enkele administratief bediende vinden. Tot voor kort kwamen alle telefoontjes naar het algemene contactnummer uit bij oprichter Wim Verhaegen. Tot er uiteindelijk geen houden meer aan was.

Ook in de meest bizarre tijden kunnen mooie, nieuwe samenwerkingen ontstaan. Toen Wim ons medio maart, in volle coronaperiode, voor het eerst contacteerde, voelden we meteen aan dat het snel moest gaan.

“Al onze financiële efforts gaan naar onze panden”

“Wij zijn een vastgoedkantoor, maar pakken het niet op de traditionele manier aan. We proberen minimaal in onze eigen kantoren, maar maximaal in de te verkopen panden te investeren.”

“Onze collega’s zijn ook één voor één gericht op het pure commerciële plaatje, een administratief bediende hebben we momenteel niet in dienst. Mensen die met vragen belden en niet rechtstreeks in contact stonden met één van onze verkopers, kwamen daarom altijd bij mij terecht.”

“Gezien de grootte van ons werkgebied – de regio Antwerpen-Mechelen-Mol – en het groeiende aantal klanten, bleef ook het aantal telefoontjes stijgen. Met als gevolg dat ik mijn avonden vaak doorbracht aan de telefoon om de gemiste oproepen te behandelen. Na verloop van tijd kreeg ik dat gewoon niet meer behapt.”

“Kostprijs extra collega komt niet in de buurt”

“Om de binnenkomende telefoontjes van geïnteresseerde verkopers en bezoekers van panden gerichter te behandelen, gingen we daarom op zoek naar een oplossing op lange termijn. Waarbij ik enerzijds terug meer tijd in mijn kerntaken kon steken en anderzijds toch alles kon blijven opvolgen.”

“Al snel beslisten we om beroep te doen op een telesecretariaat. Na een korte online zoektocht kwamen we bij Solutel terecht. Ze speelden zeer kort op de bal. Na de eerste contacten bleek dat er een wereld van verschil zat tussen hun voordelige tarieven voor fulltime permanentie en de zware loonkost voor een bediende in ons eigen kantoor.”

wim verhaeghen copandi

Oprichter Wim Verhaegen: “We kunnen altijd terecht op ons persoonlijke online dashboard om alle oproepgegevens van de afgelopen periode te herbekijken. Dat stelt ons erg op ons gemak.”

“Ervaring binnen de sector gaf de doorslag”

“Ondanks de atypische kennismaking – corona belette ons om elkaar fysiek te ontmoeten – ging het eerste concrete gesprek in een online vergaderruimte door. Een gesprek waar ik nog steeds een goed gevoel aan over houd.”

“Medezaakvoerder Winand gaf meteen blijk van een transparante aanpak. Ik kreeg veel bruikbare info voorgeschoteld en ontdekte dat ze bij Solutel al de nodige professionele ervaring hadden met telefoonpermanentie voor vastgoedkantoren. Een belangrijke troef die voor ons uiteindelijk mee de doorslag heeft gegeven. Net als het feit dat hun contracten zeer duidelijk en flexibel zijn.”

“Voor elke behandelde oproep een mailtje”

“Nog geen 48 uur later beslisten we om de samenwerking met Solutel op te starten. Aangezien we al met dezelfde telefooncentrale werkten, was de overdracht van onze telefoonpermanentie na amper twee minuten een feit.”

“In heel korte tijd maakten de telefonisten van Solutel onze werkwijze eigen. Op basis van een vragenlijst die we dienden in te vullen, stelden ze een summier draaiboek op voor hun telefonisten. De daaropvolgende maanden werd dat draaiboek beetje bij beetje lijviger.”

“Intussen gebeurt de communicatie met onze klanten al heel vlot. Van het verschaffen van basisinfo tot hen helpen met het inplannen van een woningbezoek of hen informeren over de status van verkoop. We vertrouwen volledig in hun mensen, die ons dagelijks via mail op de hoogte van alle binnengekomen oproepen.”

“Daarnaast kunnen we ook altijd terecht op ons persoonlijke online dashboard om alle oproepgegevens van de afgelopen periode te herbekijken. Hoe lang heeft een oproep geduurd? Hoe is deze opgevolgd? Dat stelt ons erg op ons gemak.”

Wij bieden u tijd en gemoedsrust

Bent u net als Wim Verhaegen en Copandi op zoek naar een manier om meer tijd voor uw werk vrij te maken, zonder de voeling met uw klanten en partners te verliezen? Bij Solutel staat een 20-koppig team klaar om uw telefonische permanentie op een persoonlijke en professionele manier op te volgen. Klaar om kennis te maken? Mail ons op info@solutel.be of bel naar 0800 206 06.

© SOLUTEL 2020 - Privacy policy - Cookie policy