Effectieve klantencommunicatie: 3 onmisbare woorden tijdens elk gesprek

Wat gebeurt er zodra uw klant of patiënt uw nummer heeft ingetoetst? Wat de reden ook is achter het komende telefoongesprek: de persoon aan de andere kant van de lijn vertrekt altijd vanuit dezelfde hoge verwachtingen. Drie praktische tips om de banden met uw bellende klanten maximaal aan te halen.

“Goedemorgen”: zet de (juiste) toon

Hoe hectisch uw dag of die van uw collega ook verloopt, uw klant contacteert u om een specifieke reden. Hij heeft nood aan informatie, opvolging of dringende hulp.

Goedemorgen, goedemiddag of zelf goedenacht. Door de persoon aan de andere kant van de lijn vriendelijk te begroeten en te vragen hoe u hem of haar kunt helpen, legt u een onmisbare basis voor wat volgt. In de dagelijkse ratrace waarin we ons bevinden, kan zo’n rustige, vriendelijke begroeting al het verschil maken.

“Meteen”: neem een actieve houding aan

We leven nu eenmaal in tijden waarin alles één, twee, soms zelfs drie tempo’s hoger verloopt dan pakweg twintig jaar geleden. Natuurlijk kunt u niet elke binnenkomende oproep prioriteit geven. Toch ervaart uw klant of patiënt dat helemaal anders. Hij verwacht dat hij top of mind blijft en dat u dus zo snel mogelijk aan de slag gaat met zijn vraag of verzoek.

Benadruk daarom steeds dat u meteen gevolg zal geven aan het gesprek. Hoe specifieker u bent in uw communicatie, hoe meer de beller zich gehoord zal voelen.

“Zeker”: vermijd twijfeltaal

Nog zo’n grote afknapper aan de lijn: onduidelijkheid. Hoe onvoorspelbaar een vraag ook is, geef altijd blijk van de nodige flexibiliteit. Want een klant of patiënt verwacht een verzekerde stem aan de andere kant van de lijn. Iemand die op elke vraag perfect kan inspelen en zo vertrouwen schenkt. Probeer woorden als misschien of eventueel dus zeker achterwege te laten.

Bij Solutel wordt uw klant onze klant

Bij Solutel beseffen we maar al te goed hoe moeilijk het is om deze tips op elk moment van de dag toe te passen. Iedereen heeft wel eens een slechte dag. Evenmin heeft u altijd 100% de controle over de aanpak van collega’s. En zo kunnen we nog wel wat scenario’s bedenken.

Wat als u nu een partij zou vinden die wél voortdurend uw klanten of patiënten opvangt volgens de regels van de kunst? Naar de belangrijke waarden van uw kantoor, bedrijf of praktijk? Een professionele, maar tegelijkertijd warme en herkenbare stem die te allen tijde vertrouwen oproept, ongeacht de drukke orde van de dag?

Bij Solutel wordt uw klant onze klant. Uw patiënt begeleiden we alsof het onze patiënt betreft. Van telefoonbeantwoording tot het opzetten van een online agenda. Voor zowel (artsen)praktijken als bedrijven.

Onze grootste sterktes?

• Sterke tarieven
• Minimale wachttijd
• U krijgt een vast team tot uw beschikking
• Scenario op maat als leidraad voor elk klantengesprek
• Ervaren, drietalige (NL, FR, ENG) medewerkers
• Moderne functionaliteiten (Koppeling met CRM’s/EMD’s, live chatbot, social mediabeheer…)
• Flexibel contract, zonder misleidende kleine lettertjes
• Voortdurende analyse en optimaliseren van uw communicatie

We kunnen u nog veel meer vertellen over onze manier van (samen)werken. Maar het liefst schuiven we natuurlijk samen aan tafel. Contacteer ons gerust voor een vrijblijvend kennismakingsgesprek. Of luister alvast naar de verhalen en ervaringen van onze eigen klanten en medewerkers.